Démarche
SOGESTI EXPERT ALFRESCO – MISE EN PLACE CLOUD – ARCHIVAGE -GED – GENEVE -SUISSE
Les 7 phases de la mise en place de GED/SAE AVEC ALFRESCO RM
Notre process
PHASE 1 : 3 jours
Réunion de cadrage et Mise en place d’une démarche de conduite du changement sur l’ensemble du projet. Rencontre des acteurs du projet. Acceptation de feuille de route.
PHASE 2 : 10 jours
Audit documentaire et conseils pour la mise en place de la GED Alfresco-Classification de plan documentaire
PHASE 3 : 10 jours
Installation d’un socle technique Alfresco – Installation du serveur virtuel et les sauvegardes.
PHASE 4 : 15 jours
Intégration au SI du client -LDAP-Applications métiers – Injection des archives dans la Ged
PHASE 5 : 20 jours
Développements spécifiques – Workflow – Métadonnées.
PHASE 6 : 10 jours
Formation des utilisateurs, des gestionnaires et des techniciens informatiques
PHASE 7 : 1 an
Accompagnement et assistance technique info@ sogesti.ch
Durée du projet: 3 à 4 mois
Voici quelques questions pour la mise en place de la GED dans votre entreprise.
1. Spécifiez tous les rôles d’utilisateur impliqués dans le flux de travail.
Définir les groupes d’utilisateur et leur rôle.
2. Descriptions des groupes
Décrivez ce que chaque groupe peut faire avec les documents.
Par exemple :
RH – télécharger les courriers dans Alfresco, remplir les métadonnées, lancer le workflow d’approbation, ne peut pas modifier/supprimer les documents, etc.
Comptable – peut télécharger des mails, remplir des métadonnées, initier un workflow d’approbation, approuver/rejeter des documents, réassigner à un autre utilisateur pour approbation, annuler le workflow, supprimer des documents, etc…
3. Types de Documents
Dites nous s’il vous plaît tous les types de documents que vous allez télécharger dans Alfresco : Factures, Contrats, etc. Et spécifiez la liste des métadonnées (propriétés) que chaque type de document doit inclure. Par exemple :
Facture :
– Numéro de facture
– Date de la facture
– Fournisseur
– Adresse du fournisseur
– Montant de la facture
– Date d’échéance
etc.
4. Vos attentes
Voulez-vous que le système analyse les documents et spécifie les métadonnées automatiquement ? Ou les utilisateurs définiront ils les métadonnées manuellement ?
5. Etape de votre flux de travail
Décrivez chaque étape du flux de travail. À quel utilisateur/rôle devons nous attribuer le flux de travail ? Quelles étapes sont automatiques ? Quelles étapes nécessitent l’intervention de l’utilisateur ? Quel formulaire devons nous afficher sur chaque tâche utilisateur du flux de travail, uniquement des boutons approuver/rejeter ou autre chose ?
6. Sauvegardes
Mise en place d'un système de sauvegarde automatique.
